Todos os empresários enfrentam problemas nos processos de seus negócios, os quais, muitas vezes, são um tanto complexos de resolver sem uma estratégia adequada.

Nessa situação, o plano de ação 5w2h se posiciona como um forte aliado dos negócios, possibilitando a remoção de gargalos e a otimização de processos.

Se você deseja saber como essa estratégia funciona, seu significado e as vantagens de aplicá-la na sua empresa, siga com a leitura do texto!

O que significa a nomenclatura 5w2h

Esta é uma sigla que vem do inglês, que serve para abreviar de forma sistematizada sete perguntas. São elas:

5W:

• What? (O que fazer?)
• Why? (Por que fazer?)
• Where? (Onde fazer?)
• When? (Quando fazer?)
• Who (Quem fará?)

2H:

• How? (Como será feito?)
• How much? (Quanto irá custar?)

A principal função do plano de ação 5w2h é gerar um checklist de ações estratégicas em um projeto, para que ocorra um melhor controle e alocação de recursos, até o cumprimento de uma determinada meta.

Respondendo cada uma das sete perguntas, você terá total clareza das atividades a serem desenvolvidas pela sua equipe, assim, garantindo muito mais eficiência e eficácia na execução de qualquer projeto.

Quando utilizar esta ferramenta

O plano de ação 5w2h pode ser usado praticamente em qualquer setor de uma empresa, basta ter clareza sobre qual aspecto será necessário otimizar.

Ainda assim, daremos alguns exemplos de setores e atividades que podem ser incrementadas através desta estratégia:

• Ações que visam o aumento de lucro;
• Ações para ampliar a base de clientes;
• Metodologias para otimizar processos internos e externos;
• Planos de redução de custos;
• Para definir estratégias de Marketing;
• Definir estratégias de vendas;
• Melhorar processos de recrutamento e seleção (RH), entre outros.

3 Benefícios da sua aplicação

1 - Melhor distribuição e planejamento de recursos

O plano de ação 5w2h também envolve a definição de custos, ou seja,  ele te ajudará a alocar melhor todos os recursos da sua empresa. 

Ao saber quanto dinheiro e tempo será investido em cada atividade, você obterá muito mais controle sobre as operações, sem falar que as chances de ocorrerem imprevistos será muito menor, assim como prejuízos financeiros.

Além disso, a empresa estará muito mais organizada estruturalmente, e ao planejar ações futuras, você saberá exatamente como alocar os recursos financeiros e humanos da forma mais adequada possível.

2 - Tarefas mais claras e equipe mais produtiva

Processos e atividades claras. Esta, sem dúvidas, é uma das coisas que mais ajudam empresas a crescerem de forma acelerada.

Através do plano 5w2h você conseguirá obter essa vantagem. Uma vez que os seus colaboradores não ficarão perdidos, sem saberem o que fazer diante de uma tarefa.

A ideia é garantir um passo a passo para todos eles, desde o momento em que começam uma atividade, até o seu fim, especificando metas e objetivos claros. Ao fazer isso, você verá um aumento considerável na produtividade, bem como uma melhor qualidade na entrega das tarefas.

Uma outra coisa que funciona muito bem é possuir manuais que apontem instruções e os melhores caminhos para executar determinada atividade. Acredite, isso te poupará tempo e dinheiro investido com treinamentos para os seus colaboradores.

3 - Funciona em qualquer negócio e setor

Essa estratégia é extremamente simples de ser aplicada e em nenhum momento ela exige um conhecimento aprofundado sobre gestão de projetos.

O que a torna perfeita para qualquer empresa e setor de um negócio. Acredite, esta é uma ferramenta tão útil, que pode ser usada, inclusive, em um contexto pessoal, para a solução de problemas ou organização de metas.

Como fazer um plano de ação 5w2h

Implementar um plano de ação 5W2H não é uma tarefa difícil. Tudo o que você deve fazer é responder as sete perguntas da forma mais adequada possível.

Você pode simplesmente organizar as informações em um formulário ou planilha, atribuindo as funções e atividades para cada membro do time.

A seguir, veja uma imagem ilustrativa de como fazer:

Muito simples, não é mesmo?

Claro, este foi apenas um exemplo. A ideia é que você faça uma descrição e um planejamento mais detalhado das ações, para que as respostas possuam uma quantidade de informação suficiente para a execução de cada tarefa.

Por fim, esperamos que você tenha entendido como montar um plano de ação 5w2h, a fim de otimizar as atividades do seu empreendimento.

Caso tenha gostado do tema e queira continuar estudando sobre planos de ação para negócios, leia este outro conteúdo: Aprenda como fazer uma análise SWOT!

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Nos vemos no próximo texto!